אוטומציה עסקית לעמותה? מה זה, ואיך זה יעזור לי?

מה ההבדל בין עמותה לעסק?

זו השאלה הראשונה שאני שואל כל עמותה שפונה אליי,

והנסיון הראה לי – שכאשר התשובה היא "אין הבדל", העמותה תצליח בקלות לבצע תהליך של הטמעת תהליכי ייעול טכנולוגיים.

המאפיין הבולט ביותר המשותף בין עמותה לעסק –

הוא שעסק, כעמותה, כמלכ"ר זקוקים לכסף כדי להתניע. בעסק הלקוח משלם ומקבל שירות או מוצר ובעמותה התורם משלם ומקבל תודה והוקרה וסיפוק מהערך שנתן בעזרה לאנשים באמצעות העמותה.

אבל בסופו של דבר – עסק כעמותה זקוקים לכסף, וכדי לגייס את הכסף יש צורך בסיסטם מסודר ומתקדם, שמותאם להתנהלות שלארגונים ב-2023.

עסק שמתנהל היטב מחזיק מערכת מסודרת ומשומנת לקליטת הלידים, ניהולם ומתן המענה המהיר ביותר. עסק שמתנהל כראוי, ירצה לנטר ולדעת בכל רגע נתון כמה עסקאות הוא סגר מכל מקור פרסום.

ובדיוק כמו העסק – גם עמותה חייבת סיסטם מסודר כדי להבין, מהיכן מגיעים הכספים הגדולים? מהם מקורות ההתרמה שמביאים לנו את המשאבים הגדולים ביותר? ובעיקר – איך לגרום לכך שכל תורם שנחשף אלינו ייתן את מקסימום התרומה במהירות האפשרית, כדי שלא נחמיץ פה משאבים חיוניים

אוטומציה עסקית מה זה ולמה זה טוב?

כיום כל עמותה כמו כל עסק, כדי להגביר פרודוקטיביות מנסה להטמיע כמה שיותר כלים טכנולוגיים ייעודיים לניהול תקין של הפעילות העסקית.

מכיוון שמדובר במערכות שונות שכל אחת מיועדת לפעילות אחת בעסק, לא מעט בעלי עסקים ועמותות מבזבזים זמן ומשאבים רבים כדי לסנכרן באופן ידני את המידע שמגיע ממערכת אחת למשנה.

כאנחנו מגיעים לעמותה כזו, אנו לומדים את ההתנהלות העסקית שלה ואת הכלים שהיא עובדת איתם וזקוקה להם, כדי להגיע למוצר סופי של מערכת אחת שבה מתנהלת כל הפעילות. במקרים מסוימים אנחנו נשאיר חלק מהמערכות הנוספות מאחורי הקלעים, ונבצע אינטגרציה (חיבור) בין הכלים השונים לתוך מערכת אחת.

ואכן עכשיו אנחנו בתהליך פיתוח של מערכת C.R.M. (ניהול קשרי לקוחות) ייעודית לעמותות כך שכל הצרכים של העמותה יבוצעו בתוך מערכת אחת.

מה העמותה מרוויחה מכך?

הערך המוסף שהעמותה מקבלת הינו מערכת אחת שיודעת להציג את כל הנתונים, ולנהל לנו את המשימות הבאות בכל תהליך תקשורת מול  תורם. בנוסף, המערכת מבצעת בדיקות, סיכומים וניהול מעשי של הפעילות מול הנהנים מפעילות העמותה.

• כבר לא נצטרך לזכור לשלוח לתורמים ברכות שנה טובה ברכות לחגים ותזכורות לתרומות בתאריכים ייעודיים.
• כבר לא נצטרך לרדוף אחרי דוחות חודשיים וסיכומים כי הכל יופיע לנו בדשבורד המערכת.
• נוכל להפסיק לעשות את פעילות ההעתק/ הדבק הכל מסונכרן והכל פרוס ומוכן.
• המערכת תדע לשלוח מיילים תזכורות ולנהל באופן מלא את תהליך איסוף הפרטים מהנעזרים בעמותה, וניהול אוטומטי של כרטסת מסמכים ומידע על הנעזר.

ההבדל בין עמותה שעובדת עם סיסטמיות (מערכתיות) ברורה הוא ברוב המקרים עשרות אלפי שקלים ברבעון, ולפעמים גם יותר.  מלבד כח אדם שעולה כסף והרבה, יש לא מעט תרומות שנשכחות או לא מנוהלות נכון. וזו תופעה שאפשר למנוע באמצעות אוטומציה מאורגנת.

ניתן תהליך לדוגמא:

תורם פוטנציאלי פונה דרך פרסום שהרמנו ברשת, לאחר הקלקה והשארת פרטים ראשוניים, המערכת תפתח לו באופן אוטומטי כרטיס תורם, ולאחר מכן תשלח לו הודעה אישית בווצאפ, שם נקח אותו ל"מסע קטן" של שיחה עם הצ'אטבוט שלנו. הצ'אטבוט יציג באופן משכנע את פעילות העמותה והוצרך בתרומות. לאחר מכן הוא יופנה באופן אוטומטי לעמוד תרומה, ומיד לאחר קבלת התרומה המערכת תבצע מספר פעולות אוטומטיות:

1. משלוח קבלה במייל
2. עדכון התרומה בכרטיס התורם (שנפתח אוטומטי, זוכרים?)
3. התורם יקבל הודעת תודה אישית (אפשרי גם לשלוח לו באופן אוטומטי קובץ PDF של תעודת הוקרה עם השם שלו עליה, וניתן גם להגדיר החל מסכום מסוים)
4. המערכת כבר תכין לעצמה תזכורת למועד פניה הבא שבו נרצה להציע לבצע תרומה נוספת.

בפעם הבאה שהוא יפנה אלינו הבוט שלנו כבר יפנה אליו אוטומטית עם יותר פרטים אישיים שלו כך שהשיחה תיהיה יותר אישית ואפקטיבית (כן! בוט יכול להיות יותר אישי מבן אדם כל עוד הוא מתוכנת טוב). ובכך כמובן למקסם את סיכויי התרומה החוזרת.

כמובן, בפניה חוזרת לא נפתח לו עוד פעם כרטיס תורם, אלא המערכת תדע לעדכן בעצמה תרומה חוזרת בתורם קיים.

דוגמא נוספת:

המערכת מחפשת פעם בכמה ימים את כל מי שמסתיים לו הו"ק במערכת ושולחת לו מן סיכום מרגש על כל הפעילות שהתרומות שלו עשו בתקופה החולפת, ובקשה לחידוש ההו"ק.

או – חיפוש של המערכת פעם ביום, למי יש יום הולדת, כדי לשלוח לו ברכה אישית.

אפשר עם בינה מלאכותית לשלוח לו אפילו שיר על השם שלו.

או ביום השנה ליקיריו – תזכורת לתרומה.

כל הדברים האלו המערכת עושה באופן אוטומטי, בקלות, במדויק ובלי תלונות!

ומי לא רוצה בעסק עובד מדויק, זמין 24/6 ואף פעם לא מתלונן?